En los tiempos actuales, en los que la alta tecnología es una aliada imprescindible en cualquier área de la vida, la característica principal de muchas empresas, organismos, oficinas de gobierno, instituciones, academias, etcétera, radica en producir más con menos inversión de recursos y tiempo.
Por citar un ejemplo, en algunas entidades cada vez cobran más relevancia las llamadas oficinas inteligentes (smart office), las cuales se singularizan por contar con sistemas tecnológicos que les permiten gestionar todos los documentos de una manera muy eficaz y rentable.
Tareas tan relevantes pero tan minuciosas como archivar, guardar y gestionar documentos hoy en día ya es posible realizarlas con facilidad y rapidez desde una única plataforma y en formato digital.
Otras labores no menos importantes, como enviar una factura, que varias personas colaboren en expedientes del mismo caso o que los colaboradores posean un acceso móvil a los documentos importantes, también son un dolor de cabeza para cualquier tipo de oficina. Sin embargo, la buena noticia es que para esas tareas también existen soluciones tecnológicas que logran hacer más rápido y eficiente el trabajo.
Hoy la filosofía preponderante también radica en que ahorrar es muy sencillo si se sabe cómo y se apuesta por las herramientas adecuadas. Invertir en tecnología para mejorar los procesos y hacerlos más eficientes se está convirtiendo en un deber para las empresas. Sin embargo, aún existen algunas organizaciones que se resisten a acelerar su transformación digital y consideran que implementar soluciones innovadoras en materia tecnológica es un gasto que no es prioritario. No obstante, esta idea no solo no tiene fundamento en tanto que innovar siempre es caminar hacia adelante, situarse por encima de los competidores y mejorar, sino que, además, hacer uso de las últimas tecnologías implica también un importante ahorro.
La empresa japonesa Kyocera cuenta con un servicio llamado Total Document Solutions (TDS), el cual consiste en una Evaluación TDS que genera un diagnóstico que ayuda a que las empresas asuman un control eficaz en sus labores de oficina. Además, esta evaluación también identifica las dificultades que la compañía experimenta con sus documentos y ayuda a dinamizar todo el flujo de trabajo para reducir los costos y aumentar la productividad y eficiencia.
El enfoque TDS de Kyocera implica identificar las necesidades específicas de cada empresa, y luego diseñar una solución personalizada: una combinación única de hardware, software y servicios que ayude a que la compañía aumente su productividad.
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