Cuando son correctamente elegidos y apropiadamente utilizados, los equipos multifuncionales terminan por convertirse en extraordinarios aliados en las labores que se desempeñan en oficinas, empresas, negocios y entidades públicas.
Como sabemos, un equipo multifuncional se refiere a aquel dispositivo especialmente diseñado para escanear, imprimir y fotocopiar documentos en blanco y negro y en color. Además, este instrumento se conecta a wifi y a aplicaciones de gestión de archivos.
De esta manera, en tanto que se trata de una herramienta de trabajo que se volverá indispensable en tus labores diarias, lo mejor es que, a la hora de adquirirlo, te cerciores de que cumple satisfactoriamente con los siguientes requisitos, los cuales son recomendados por los expertos de la empresa Kyocera, líder mundial en gestión e impresión de documentos.
Que tenga alta capacidad de impresión y de almacenamiento de papel. Es un error pensar que como tu oficina es pequeña y tienes poca carga de trabajo no requieres un equipo de gran capacidad. Más bien, debes considerar que esta puede ser una inversión a largo plazo, pues mañana tu empresa crecerá y necesitarás más velocidad de impresión. Si inviertes en un equipo multifuncional, te saldrá más costoso comprar uno que no cubra tus necesidades a uno que esté listo para crecer junto con tu equipo.
Que esté diseñada para ahorrar tinta y papel al máximo. Un equipo multifuncional debe ser amigable con el ambiente y, a la vez, ser capaz de hacerte ahorrar dinero y recursos. Una forma de averiguarlo es analizando sus especificaciones técnicas. O bien, puedes recurrir a la lectura de casos de éxito sobre el equipo o conocer si cumple con las leyes especiales de la industria.
Que sea capaz de enlazarse con aplicaciones digitales. Es sumamente importante que el equipo sea capaz de conectarse a todos los dispositivos a través de aplicaciones digitales que agilicen el flujo de trabajo. Esto no solo te ayudará a modernizar la empresa, sino que será un auxiliar en el recorte de gastos al hacer que tus colaboradores sean más productivos y veloces. Recuerda, la mejor forma de alcanzar ambos beneficios es utilizando tecnologías como la nube y la gestión de documentos desde tu teléfono móvil.
Que funcione y reaccione con velocidad en el escaneo y la lectura de documentos. En tu empresa se requiere una constante digitalización de documentos, por eso un escaneo veloz es necesarísimo. Existen equipos multifuncionales que te permiten escanear un documento y subirlo directamente a la nube, además de poseer mecanismos de lecturas que agilizan el procesamiento de información. También existen aplicaciones que te permiten escanear y editar el documento una vez en la nube. Esto es indispensable para no gastar más tinta ni papel y poder corregir errores comunes en los archivos.
Que se acople a los requerimientos de tu empresa. Es sumamente importante que tus colaboradores estén cómodos y cuenten con las herramientas necesarias para ser más productivos en su labor diaria. Por eso debes asegurarte de que el equipo multifuncional puede adaptarse también con colaboradores que cuenten con algún tipo de discapacidad.
