La información confidencial es el órgano más sensible de una empresa, es el corazón. Para comprenderlo a cabalidad basta recordar que esta incluye, entre otros, estados de cuenta, nóminas, inversiones, informes legales, contratos, facturas, títulos de propiedad, catálogo de clientes, reportes de ventas y registros contables.
Así, no es difícil imaginar que si alguno de estos tipos de información cae en las manos equivocadas traería consecuencias catastróficas para cualquier empresa, sea chica, mediana o grande.
Por ello nunca está de más reiterar que tomar medidas extremas cuando se trata de proteger la información es fundamental.
De acuerdo con expertos de la empresa Kyocera, líder mundial en gestión e impresión de documentos, existen varios métodos con los cuales se puede preservar los archivos confidenciales contra cualquier intruso.
La nube es lo de hoy
Una de las prácticas más recurrentes hoy en día es digitalizar los documentos, es decir, escanearlos y preservarlos en algún servidor. No obstante, lo mejor es guardarlos en la nube, pues ahí podrás consultarlos, gestionarlos o imprimirlos desde cualquier dispositivo. Algunas recomendaciones de seguridad para la nube son las siguientes:
Verificar el protocolo https. Muchas empresas deciden ahorrar y no invertir en este cifrado, pero es muy importante que se haga para proteger toda la información ingresada en el sitio. En las webs cifradas los navegadores muestran un candado y en el URL aparece lo que llaman protocolo https. No es recomendado ingresar datos en ninguna web que no cuente con dicho requisito de seguridad, ya que no asegura la protección de tu información.
Utilizar herramientas de cifrado. Puede sonar complicado, pero es bastante sencillo. Se trata de proteger tu información haciendo inaccesibles tus archivos para las personas que no tengan la clave que elegiste. Si uno de tus ficheros llega a filtrarse, nadie podrá acceder a lo que contiene sin la clave de descifrado, lo que protege al máximo tus documentos.
Usar contraseñas complejas. El mayor error que puedes cometer es utilizar la misma contraseña para todas tus cuentas, ya que, si una de ellas es descifrada, los piratas cibernéticos tendrán acceso a las demás y pondrás en riesgo hasta tu información personal y cuentas bancarias. Una contraseña segura se crea con al menos ocho caracteres que incluyan mayúsculas, minúsculas, números y caracteres especiales. También procura que tu servicio de almacenamiento en la nube cuente con una verificación de dos pasos.
Vigilar el movimiento de los archivos. Seguramente varios colaboradores tendrán acceso a tus archivos almacenados en la nube, por ello es importante que la distribución de accesos sea administrada de forma correcta. Es decir, que conozcas cuánta información está siendo manejada y por quiénes. Si no llevas un control de estos permisos, no sabrás cómo detectar el filtro de información ni serás capaz de protegerla. Recuerda que cada carpeta debe tener un protocolo de seguridad, almacenamiento y entrega de permisos.
Contratar un asesor. Es muy recomendable contratar a una empresa que se encargue de configurar y asesorarte con esta labor digital. Debe ser una empresa que tenga experiencia trabajando con compañías de distintos tamaños y tenga la capacidad de brindarte la seguridad que buscas.
Los documentos legales se cuecen aparte
Los archivos legales son un asunto muy delicado. Estos documentos de gran importancia no pueden solo ponerse en una caja y guardarse sin ninguna protección. Aunque suene complicado, ya existen distintas herramientas digitales que pueden ayudarte a mantenerlos seguros y ordenados y con menos riesgos de pérdida o daños. Echa un ojo a las siguientes sugerencias:
Digitalizar los archivos. Este es el primer paso para lograr una mayor protección para tus archivos legales. Lo que debes hacer es escanear cada documento y guardarlo en nubes seguras, además de hacer un respaldo en un disco duro. Una vez que tengas esos documentos en digital, los nuevos serán mucho más fácil de digitalizar y harás que toda tu empresa adopte el proceso. No olvides que digitalizar no es solo subir todo a la nube, sino establecer un protocolo para ordenarlos y definir el proceso de forma precisa.
Invertir en una aplicación digital. Después de digitalizar tus archivos es necesario invertir en equipos multifuncionales compatibles con aplicaciones digitales, lo que te permitirá administrar los accesos. Cuando hablamos de temas legales cualquier documento es confidencial, por lo que debes regular esta privacidad. Por ejemplo, las aplicaciones te enviarán una alerta cuando una persona acceda a un documento, y también podrás saber quién, dónde y cuándo lo ha abierto.
Mantener el control. Con herramientas digitales modernas podrás tener acceso desde cualquier dispositivo a la nube de tu empresa. Incluso, desde tu teléfono podrás administrar archivos y saber quiénes los están utilizando. Esto asegurará que, aunque estés lejos de tu empresa, no perderás el control de lo que sucede con tus documentos legales.
Verifica los protocolos de seguridad
Las filtraciones de datos hoy son muy comunes, pues debido al uso inadecuado de la nube los piratas cibernéticos pueden intervenir una empresa y tomar el control de su información. Esto siempre ocurre por un error de seguridad o por personas infiltradas, no por usar el internet para guardar estos datos. Por eso es necesario que tomes las medidas necesarias y adoptes protocolos de seguridad estrictos y un servicio de almacenamiento seguro. Aquí algunos consejos:
Investigar sobre la nube. Lo más recomendable es entender cómo funciona la tecnología antes de adoptarla. Si conoces todos los detalles sobre la herramienta digital que usas será mucho más fácil saber cuál servicio elegir y porqué. Así evitarás errores que tú mismo puedes prevenir. Por ejemplo, si sabes qué significa que tu información se encuentre cifrada ya no aceptarás un servicio que no cumpla con este requisito.
Construir protocolos de preservación. Administrar documentos en línea requiere de un protocolo donde se especifique cómo guardar cada archivo. Así tus documentos no estarán desordenados y sabrás exactamente dónde se encuentran, sin importar quién los suba a la nube. El orden te ayuda a restringir accesos a documentos específicos, a obtenerlos cuando más los necesites y a reducir las probabilidades de extraviar información confidencial.
Utilizar equipos multifuncionales especializados. Es muy importante que tus equipos de impresión sean compatibles con aplicaciones. Además de tener mayor seguridad si tu equipo físico y digital están conectados, puedes acceder a ambos desde tu celular y saber cuándo se realiza una acción sobre tus documentos digitales o equipos multifuncionales. Esta es una de las mayores ventajas de trabajar con las herramientas físicas que cuentan con conexión digital y adaptación a móviles.
Por último, es importante recordar que la protección de tu información confidencial es responsabilidad de cada miembro de la empresa. Por ello debes contar con contratos que reflejen acuerdos de confidencialidad y trabajar con proveedores que tengan experiencia en tu industria y brinden un valor agregado a tus procesos.
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