no pierdas tus archivos en el mundo digital

Si digitalizas tus documentos y los guardas en un archivo electrónico o en una nube obtendrás muchos beneficios. Además de que ya no requerirás de un gran espacio físico para el archivo, preservarás tus documentos de forma muy segura, los tendrás a tu disposición más fácilmente y, sobre todo, ahorrarás muchos recursos económicos y ambientales, pues ya no será necesario que todo lo imprimas en papel.
Sin embargo, para que estos beneficios sean visibles para tu empresa o negocio es necesario que todo documento sea guardado de una forma ordenada y organizada, pues si no lo haces así es muy probable que los pierdas de vista y que la labor de localizarlos cuando se ocupen se vuelva un terrible dolor de cabeza.
Los expertos de la empresa japonesa Kyocera, líder mundial en gestión e impresión de documentos, aconsejan que, a la hora de guardar tu información en un servidor digital, tomes en cuenta las siguientes consideraciones que te ayudarán a localizarlos de manera pronta y eficaz. Desde luego, los procesos que se enumeran a continuación deben ser comprendidos por todos tus colaboradores involucrados en el manejo de los archivos.

Desarrollar una estrategia para guardar los archivos. Todos los colaboradores de tu empresa, negocio u oficina deben saber qué datos poner en el nombre del archivo, cuál será la nomenclatura y cómo se realiza el respaldo de los documentos.
Utilizar nombres representativos. Entre más detalles incluyas en el nombre del archivo más fácil será diferenciar los documentos y encontrarlos. Colocar el tema del archivo, la empresa y la fecha es una buena forma de clasificarlos.
Escribir siempre la fecha al revés. En nuestro idioma, lo correcto es escribir día, mes y año, en ese orden. Pero para los archivos digitales lo mejor es hacerlo de forma invertida, pues si escribes primero el año, luego el mes y el día al final, las carpetas se ordenarán de forma automática y el sistema de búsqueda será más sencillo.
Hacer respaldos de seguridad con cierta frecuencia. A pesar de que existen respaldos automáticos en la nube, siempre es importante realizar copias de seguridad en discos duros cada cierto tiempo.
Crear todas las carpetas que sean necesarias. No temas a crear carpetas específicas, esto hará que tu nube esté más ordenada y ayudará al equipo a encontrar lo que necesitan sin apoyo de la persona que creó el archivo. El secreto de una buena administración de documentos en línea está en los detalles.
Capacitar a los colaboradores. Los procesos para guardar archivos deben ser conocidos por todos los colaboradores y también deben aprender a utilizar la nube para no cometer errores. 
 
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