Recorte sus gastos generales de manera inteligente

Cuando se habla de los gastos generales de una empresa, compañía, oficina gubernamental, institución, organismo o cualquier otra entidad, los expertos coinciden en que la mejor manera de recortarlos es poniendo atención especial en aquellos detalles en los cuales, casi sin darnos cuenta, se nos fuga una gran cantidad de recursos todos los días y que, al final de mes, suman cifras a veces realmente estratosféricas.
En esta dinámica, cuando se pretende recortar los gastos, lo más recomendable es economizar en bienes y servicios que, si bien son indispensables, no necesariamente deben significar un gasto enorme. Por ejemplo, tenemos el caso de la energía eléctrica. En todas las empresas existen decenas de aparatos que la consumen incluso cuando no se usan. Por tal razón, lo recomendable es activar los sistemas de ahorro energético que ponen esas máquinas en estado de reposo. Asimismo, se recomienda apagar la pantalla de la computadora cuando no se utilice, desenchufar el resto de los aparatos al salir y optar por tecnología ahorradora en aparatos de mucho uso como las impresoras.
Otro ejemplo es el teléfono móvil. Este aparato de comunicación, que se ha modernizado a pasos agigantados en los últimos años, produce un gasto enorme en la mayoría de las compañías. Si bien en algunas ocasiones es indispensable su uso, para ahorrar recursos lo mejor es utilizar los medios gratuitos que brinda la internet, como el correo electrónico, la intranet y la mensajería instantánea.
Desde luego, otro punto importante que no debe pasar inadvertido cuando lo que se busca es recortar los gastos generales es el de los recursos materiales. Procuremos responder esta pregunta con honestidad: en la oficina ¿qué cantidad de documentos realmente indispensables es la que imprimes? Y aún más, ¿cuántos documentos que no son imprescindibles imprimes en color y en alta resolución? Estudios especializados han reportado que el gasto que genera la impresión de una sola hoja, que incluye papel, tinta, tiempo, energía eléctrica, etcétera, al final del día resulta desorbitante y, a la vez, muy perjudicador para el medioambiente.
La compañía japonesa Kyocera, líder mundial en gestión e impresión de documentos y en la manufactura de productos tecnológicos, posee un sistema denominado Total Document Solutions (TDS), el cual, mediante el programa Evaluación TDS, genera un diagnóstico que ayuda a cualquier entidad a reducir costos y mejorar los flujos de trabajo. Por ejemplo, si en determinada empresa un nuevo proceso de registro de tiempo ahorrara diez minutos por día por cada 6,000 empleados, ahorraría unas 250,000 horas de trabajo todos los años. Sin embargo, ese ahorro no se logra por sí solo, sino tras un diagnóstico como el de la Evaluación TDS.

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