translated from Spanish: Rentabilidad y tecnología, una relación necesaria en tu empresa

Una constante de las empresas es el llamado ‘micromanagement’ o microgestión, que no es otra cosa que aquella práctica recurrente y poco productiva dentro de las empresas consistente en que los jefes estén al pendiente hasta de las más mínimas actividades de los empleados, lo cual coarta la libertad de operación y, a la vez, genera un ambiente laboral incómodo.
Para evitar esa microgestión, además de los cambios necesarios en la cultura empresarial, se requieren procesos más eficientes, y sobre todo automatizados, que liberen a los empleados de tareas repetitivas e improductivas que a su vez los motivan a poner atención extra en estas tareas.

Como ya te habrás dado cuenta, contar con esos procesos automatizados redundará favorablemente en la productividad.
Acciones tan sencillas como implementar la gestión de documentos en línea pueden traer beneficios inmediatos y tangibles en los procesos de empresas de cualquier tamaño.
La mejora de procesos también requiere de un mejor aprovechamiento de los recursos financieros, humanos y tecnológicos. En este punto, aunque la implementación de nueva tecnología dentro de las empresas puede ser una acción altamente intrusiva, el tiempo de adopción por parte de los usuarios es mínimo, ya que verán los beneficios casi de manera inmediata.
Una vez digitalizados, los documentos son fáciles de administrar, la colaboración será ágil y no habrá innecesarios cuellos de botella, ya que pueden ser gestionados desde cualquier dispositivo y en cualquier ubicación, tanto física como logísticamente.
De esta manera, tener un sistema de gestión documental creará mejoras en seguridad, ahorros y operación.
Sin importar el tamaño de la empresa, siempre hay información sensible o confidencial, por eso el control de acceso a ella en un sistema de papel es complicado, engorroso y lento. Con documentos digitales, la disponibilidad es casi inmediata, el almacenamiento, búsqueda y recuperación es ágil y su almacenamiento no requiere de espacios físicos, que también generan costos.
¿Cuántas veces has buscado ese papel que “nadie sabe” dónde quedó? Un respaldo digital de la información, como ya dijimos, te da acceso inmediato a tu información no solo desde una computadora, sino desde un dispositivo móvil.
Sin ser catastróficos, la pérdida de documentación puede ser irremediable cuando la ubicación física de los documentos se afecta por desastres naturales o errores humanos. Contar con un espacio en la nube virtual hace que el resguardo de información esté libre de estos riesgos y evitar costosos planes de contingencia.
Las empresas exitosas trabajan con información confiable y actualizada. ¿Cómo lograrlo? Con documentación que esté sincronizada para toda la organización independientemente del lugar o dispositivo de acceso a ella, evitando discordancia en las versiones de cada documento.
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La empresa japonesa Kyocera pone a tu disposición una calculadora de la rentabilidad de tus recursos.
 

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