4 grandes motivos para automatizar los procesos de tu empresa

Echemos un ojo a nuestro alrededor y confirmaremos que la tecnología y la transformación digital están cambiando el mundo.
Estudios recientes demuestran que, en América Latina, 40 por ciento de los usuarios que se conectan a internet lo hacen a través de uno o más dispositivos, especialmente un teléfono inteligente o tableta electrónica. particularmente en México se ha alcanzado una penetración de banda ancha móvil en 45 por ciento de la población.
Ante tales cifras se prevé que, en un lapso no mayor a dos años, aquellas empresas que deseen crecer deberán contar con aplicaciones multiplataformas y enfocadas en las nuevas generaciones. Es decir, toda compañía que desee competir y estar a la altura de los nuevos tiempos debe innovar sus modelos de negocios, actualizarse y subirse a esta ola digital, pues no hacerlo podría ser un factor para el fracaso.
Sin embargo, también debemos comprender que, si bien “automatización” es un término que está de moda, no significa un supermercado de autoservicio ni se refiere a un coche autónomo. La automatización tecnológica, más bien, se refiere a aquello que es innovador y nos permite solucionar problemas, pero de forma práctica y fácil.
En una empresa, por ejemplo, automatizar los procesos se refiere a utilizar aplicaciones tecnológicas que mejoran el flujo de trabajo y que logran que muchas tareas se realicen sin necesidad de una supervisión humana y de forma automática. Es decir, sin que nadie tenga que invertir tiempo en la tarea: un proceso automatizado.
Pongamos como un caso el procesamiento de datos por computadora. En otra época, un gran equipo de personas se dedicaba a leer los datos, interpretarlos y ordenarlos. Ahora ese proceso se ha automatizado al punto de obtener cálculos matemáticos desde una computadora personal en unos cuantos segundos.
Los especialistas de la empresa Kyocera, uno de los líderes mundiales en gestión e impresión de documentos, nos ofrecen las cuatro grandes claves de por qué debes automatizar los procesos de tu empresa.
Jamás habrás ahorrado tantos recursos. En el momento en que decidas ya no guardar tus documentos de forma manual y física en la oficina, sino en la nube, empezarás a automatizar el proceso de búsqueda de esos archivos y a ahorrar muchísimo tiempo y dinero. De igual forma, si cuentas con la nomenclatura correcta para guardarlos, puedes hacer que tu programa identifique este patrón y los ordene por ti.
Tu equipo invertirá mejor su tiempo. Cuando reduzcas la tarea de tus colaboradores estos podrán optimizar sus tiempos y volverse más eficientes en las asignaciones más importantes. Responde con honestidad: ¿por qué tendría tu colaborador que tomarse el tiempo de ir a una impresora y sacar manualmente las impresiones, si puede hacerlo con un clic desde su móvil? Automatizar procesos es lograr que tus colaboradores ya no desperdicien su tiempo.
El flujo de datos será mucho más eficiente. Si ya tienes automatizado el proceso de cómo se ingresan los datos de tus clientes y se almacenan en las carpetas correspondientes, tu flujo de datos tendrá una gran mejora a corto plazo. Lograr eso significa automatizar el proceso de administración de datos, con lo que, además de poder manejar información de forma eficiente, también tendrás una base de datos digital que te servirá para automatizar otros procesos, como el envío de correos electrónicos.
4. Estarás en mejores condiciones frente a la competencia. Cuando tus procesos sean más rápidos y tu empresa tenga automatizadas sus tareas será natural tener una ventaja competitiva frente a otras empresas. Podrás dar un servicio más rápido y con mayor control de calidad. Además, tu equipo estará enfocado en hacer su trabajo de forma correcta y evitarás errores humanos que pueden poner en riesgo la relación con un cliente.

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