translated from Spanish: ¿Un equipo multifuncional en tu oficina de servicios legales? ¡Sí!

Las principales áreas de práctica de la industria de servicios legales se dividen en derecho administrativo, civil, corporativo, fiscal, laboral, mercantil, penal y de propiedad intelectual. Ante tales circunstancias, lo más fácil es deducir que lo que sobra en estas oficinas son toneladas de documentos y papeles.
A ello, desde luego, hay que añadir la enorme responsabilidad que significa la forma en que se maneja dicha documentación, pues, ante todo, está la privacidad de los clientes, la cual siempre debe ser confidencial.
Aparte de todo, es sabido que el éxito de los litigios, juicios o procesos que se encabezan desde las oficinas de servicios legales depende en gran medida de la generación y la distribución de información, un procedimiento que, si no se realiza de manera correcta y organizada, puede hacernos perder mucho tiempo.
Y ello sin contar que hoy en día ya muchos sistemas judiciales aceptan solamente documentos en formato electrónico, es decir, si tu empresa o firma legal no se ha actualizado en materia digital, es urgente que consideres invertir en un sistema eficiente para la gestión de documentos y tecnologías de imagen.

Los expertos de la empresa Kyocera, líder mundial en gestión e impresión de documentos, brindan a continuación cuatro poderosas razones por las cuales un equipo multifuncional es la opción que está a la altura de los requerimientos de la industria legal.
El escaneo será fácil y muy rápido. Un equipo multifuncional puede dinamizar este proceso con el uso de aplicaciones que conecten a los dispositivos y logren una mejor gestión. Además de que ahorrarás mucho tiempo, una aplicación que permita administrar desde tu móvil o computadora los archivos sin duda mejorará la productividad de tu equipo.
Podrás editar tus textos escaneados. Si requieres hacer un cambio en un documento existente, ya puedes hacerlo con un equipo multifuncional que tenga la aplicación correcta. La tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) hace posible que tus documentos escaneados se logren editar. Imagina si no pudieras hacerlo: perderías mucho tiempo en trascribir un documento completo al que, por ejemplo, hay que modificarle solo un párrafo.
Ordenarás tus archivos y los localizarás rápidamente. Si logras subir tus archivos en una nube, con un equipo multifuncional podrás acceder a ellos sin problema, de forma rápida y segura. Buscar documentos físicos puede quitarte mucho tiempo en el enorme archivero que tienes en tu oficina de servicios legales, pero con el equipo y las aplicaciones indicadas tu empresa podrá modernizarse y ser más rentable.
Tu información y la de tus clientes estarán más seguras. Los equipos multifuncionales te permiten regular los accesos a las carpetas en las cuales guardas tus documentos digitalizados, por lo que estarás asegurando archivos de alta confidencialidad. En otras palabras, tú tendrás el control de quiénes miran, imprimen o escanean un documento.
Por último cabe agregar que, cuando se trata de invertir en equipos multifuncionales, el presupuesto puede parecer alto, pero será una inversión que se recuperará en corto tiempo. Claro, siempre y cuando compres el equipo adecuado. Por ello, antes de adquirirlo debes evaluar la cantidad de colaboradores en tu oficina y el volumen de impresiones, escaneo y documentos que manejan. Así tomarás la decisión más acertada.

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