Se trata de un instrumento muy ingenioso y eficaz: Total Document Solutions (TDS) es una estrategia que tiene como objetivo que las empresas, instituciones educativas, negocios, organismos y toda clase de oficinas públicas y privadas puedan identificar los retos que experimentan con sus documentos y optimicen su flujo de trabajo para reducir costos y aumentar la productividad y eficiencia.
Desarrollado por la empresa Kyocera, TDS evalúa a las empresas para generar un diagnóstico con el objetivo de presentar soluciones que reduzcan tanto la complejidad como el costo en la gestión de documentos.
En este sentido, el sistema TDS va más allá de la fabricación de dispositivos para el manejo de documentos digitales. Más bien, ayuda a identificar las dificultades que se experimentan con los documentos y dinamizar todo el flujo de trabajo de estos para reducir los costos y aumentar la productividad y la eficiencia en el lugar de trabajo.
¿Qué comprende?
Las soluciones presentadas se integran entre sí. Es decir, incluyen desde los equipos de impresión, que ahorran gastos de tóner y papel, hasta las aplicaciones que se pueden conectar a estos. Las aplicaciones, como sabemos, tienen distintas funciones, pues pueden servir tanto para administrar documentos en línea como para manejar tus equipos desde el teléfono celular.
Las soluciones están enfocadas en hacer que tu empresa u oficina funcione de forma más eficiente y logres tener mayor rentabilidad mediante disminuir costos gracias a la optimización de flujos de trabajo.
¿Es necesario?
Sin importar el giro de tu negocio o empresa, en algún momento tienes que manejar datos y documentos importantes, ya sean de ciudadanos o de clientes. Para lograr hacerlo de forma efectiva debes tener primero una evaluación TDS; esto significa que un asesor debe estudiar tu oficina y procesos para realizar un diagnóstico y ofrecerte las soluciones indicadas en el tema de documentos.
Si tienes un asesoramiento adecuado, las soluciones que te ofrezcan te harán una empresa u organización más rentable. La dinamización de la salida de tus documentos, más la optimización constante de todo el proceso, terminará por darte resultados satisfactorios en el orden económico y de eficiencia.
¿Por qué aplicarlo?
En nuestros días, una de las mayores complicaciones a las que se enfrentan empresas, organismos e instituciones de todo el orbe es el manejo de documentos. En los países del primer mundo, por ejemplo, la documentación que se genera anualmente se cuenta en miles de millones de piezas, y pese a que ello representa una complejidad de proporciones incalculables, muy pocas entidades dedican el tiempo a meditar en la forma de enfrentarla y, a la vez, ahorrar dinero y espacio y facilitar la gestión de sus documentos.
No olvidemos que, en cualquier tipo de organización, el manejo de documentos es uno de los puntos más difíciles. Entre otros, su procesamiento es una labor delicada que requiere la inversión de capital humano y espacio físico para el almacenamiento, ello sin contar que se necesita un especial cuidado en la integridad y seguridad de la documentación. Y tampoco debemos olvidar que la velocidad con que se pueda acceder a la información guardada es fundamental para cualquier tipo de institución.
Y, justamente, esos problemas son los que resuelve el sistema TDS.
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