La administración de documentos en línea es lo de hoy. Simple y sencillamente, porque con esta estrategia se mejora sustancialmente el trabajo entre los colaboradores de las empresas y se logra que la información sea accesible en tiempo real de manera fácil y rápida.
Para nadie es un secreto que la tecnología y los dispositivos móviles han cambiado la forma en que se trabaja en empresas, fábricas, academias y todo tipo de oficinas. Y es que, en nuestros tiempos, es crucial que todos los colaboradores estén en la misma página y sintonía con respecto a la información.
Además de que el trabajo se realiza de manera más eficaz y pronta, contar con un sistema para compartir y actualizar datos es básico para que las empresas puedan innovar, ser más rentables y estar bien plantadas frente a la competencia y los nuevos desafíos.
Poseer un sistema de administración de documentos en línea nos ayuda a transformar el flujo de trabajo, lo que hace más simple y rápido el poder intercambiar ideas e información entre los equipos. Documentos, presentaciones, videos y otro tipo de archivos pueden ser concentrados en la nube, desde donde puedes acceder, revisar, editar, e imprimir con cualquier dispositivo.
Los expertos de la empresa Kyocera, líder mundial en gestión e impresión de documentos, ofrecen a continuación tres ventajas que pueden animarte a transformar el flujo de trabajo en tu empresa.
No importan la hora ni el lugar para acceder a la información. La solución de compartir documentos en línea permite que todos los colaboradores puedan opinar y actualizar, sin importar cuántos sean. Si subes datos y documentos a una nube, por ejemplo, los miembros de tu equipo pueden ingresar y consultarlos o imprimirlos, sin importar dónde estén. Para ello, la recomendación es implementar un software que integre equipos multifuncionales, es decir, que los usuarios pueden cargar o descargar fácilmente un archivo desde el panel de control del equipo. Desde luego, esta dinámica tan flexible igualmente ayuda a reducir el tiempo invertido en juntas, ya que los documentos pueden compartirse de forma inmediata.
El trabajo se realizará de manera más rápida. En la actualidad, compartir información de forma digital y pronta es un elemento clave para estar un paso adelante de la competencia. Veamos el caso de un ingeniero civil que, en algún momento, se halla trabajando en el terreno de un cliente. Pues bien, desde su teléfono móvil puede acceder y revisar documentos tal como si estuviera en su oficina. Ello le da la ventaja de tomar decisiones más rápido y reducir los tiempos de trabajo. Además, si requiere revisar planos o copias de forma impresa, las aplicaciones adecuadas lo conectarán de forma automática y podrá imprimir desde su móvil.
Se ahorrará mucho esfuerzo y recursos. Una junta donde hay varios paquetes de información consume mucho tiempo; sin embargo, la administración de documentos en línea lo reduce de manera significativa. Por ejemplo, si en la junta se analizará un amplio diagnóstico sobre el estado de los mercados, lo mejor es subir la información a la nube y compartirla con los colaboradores. De esta manera, estos podrán acceder a esos documentos digitales desde distintos sitios y dispositivos antes de la junta y examinarlos y estudiarlos. Haciéndolo así la empresa ahorrará muchos recursos de impresión, además del esfuerzo y tiempo que significa imprimir, recolectar, armar paquetes y distribuir el informe antes de la junta.
Y recuerda: cuando las empresas se esfuerzan porque la colaboración sea más fácil para el equipo, también mejora su habilidad para ser más ágil, innovar y estar un paso adelante de la competencia.
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