Una empresa que en la actualidad no se haya subido al tren de la era tecnológica y digital es una empresa que seguramente enfrenta grandes problemas todos los días. Y cuando hablamos de tecnología no nos referimos a simplemente contar con una computadora e internet, pues el concepto va mucho más allá, además de que sus alcances se actualizan día tras día.
No obstante, ¿cuáles son los beneficios de contar con herramientas tecnológicas? Las utilidades son muchas y todas están encaminadas a un mismo propósito: mejorar el rendimiento de las empresas, negocios, fábricas, institutos o de cualquier oficina.
Por ejemplo, la tecnología puede optimizar la innovación entre colaboradores, aumentar la seguridad de datos en tu empresa y potenciar la competitividad de tu compañía en el mercado.
Desde luego, para mejorar los procesos empresariales es necesario invertir en tecnología. Seguramente ya utilizas tu teléfono móvil como herramienta de trabajo y el correo electrónico es el principal medio de comunicación con tus clientes, pero ello no es suficiente.
En el mercado de la tecnología existe una amplia variedad de herramientas y estrategias que puedes implementar. Sin embargo, lo recomendable es adoptarlas poco a poco para que el cambio sea paulatino y la transformación se realice a un ritmo adecuado. Eso sí, te aseguramos que los cambios pequeños tendrán grandes impactos en la productividad tanto de tu empresa como de tus colaboradores.
Asimismo, es importante tener en cuenta que cualquier herramienta tecnológica que te permita ahorrar tiempo y reducir las gestiones aportará mucho al rendimiento de la compañía. Debemos comprender que hoy en día, a diferencia de años pasados, los procesos burocráticos y engorrosos significan una gran pérdida de tiempo y de recursos, pues ahora existen múltiples instrumentos que permiten mejorar estos procedimientos, sin quedar en bancarrota, como las soluciones digitales.
Estas soluciones consisten en digitalizar tus documentos para que puedas gestionarlos desde el dispositivo tecnológico que quieras. Además de que no solo tendrás el control total de la información, también podrás regular su uso. Asimismo, una vez que tengas la información en línea, las gestiones internas serán más fluidas y tus colaboradores ahorrarán mucho tiempo.
Los expertos de la empresa Kyocera, líder mundial en gestión e impresión de documentos, nos dicen que las soluciones digitales pueden ayudar a las empresas de varias y diferentes formas.
Mantener segura la información. Cuando tus documentos han sido digitalizados reduces de forma importante el riesgo de perderlos y evitas que estén desorganizados y descuidados entre cajas de papeles o en un archivero. También puedes controlar quiénes acceden a información confidencial y saber quiénes usan o manipulan esos datos.
Acceder fácilmente a los archivos. Solicitar la búsqueda de un documento y perder un día entero en ese proceso burocrático ya es cosa del pasado. Lo de hoy es tener tu información en línea, con lo que tienes acceso inmediato a lo que necesitas desde tu teléfono móvil, tableta electrónica o computadora.
Optimizar mucho espacio y tiempo. Si todos tus documentos los digitalizas y los pones en una nube no volverás a perder valioso tiempo buscando un pequeño dato y tendrás más espacio físico para tu equipo de trabajo. Considera que ya no es necesario destinar una bodega para almacenar miles de documentos que, además de reducir el espacio, genera problemas de conservación y seguridad por la calidad y contenido de los papeles.
Preservar la documentación sin ningún riesgo. Frente a cualquier inconveniente —un sismo, un siniestro, un incendio, una inundación, etcétera— siempre podrás recuperar tus archivos. Por ejemplo, mudarte de oficina o padecer un accidente en la bodega de documentos no significará un riesgo si tienes todo guardado en un sistema de documentos en línea.
Gastarás menos dinero. Al utilizar tecnología en tu empresa aumentas su rendimiento y el de tus ingresos. Considera que siempre que reduzcas los procesos administrativos estarás ahorrando dinero, así como el tiempo invertido por los colaboradores buscando documentos y los recursos que tendrías que gastar si llegaras a perder un documento importante.
Imprimir adecuadamente y sin problema. Cuando tus archivos estén en una nube podrás imprimir tus documentos desde cualquier dispositivo sin ningún tipo de complicación, pues todo estará sincronizado. Esta misma función, además, te ayudará a reducir gastos de papel y tinta, ya que podrás gestionar las impresiones de forma más cuidadosa, selectiva y responsable.
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